1. Ontwikkel redelijk beleid: je kunt natuurlijk een firewall instellen of een verbod opnemen in het arbeidsreglement, maar dat zorgt voor scheve ogen onder werknemers. Je geeft een signaal af dat je hen niet vertrouwt. Maak daarom een afweging van de risico's en ontwikkel een realistisch en redelijk beleid. De insteek: medewerkers ervan bewust laten worden ze zich tijdens hun gesprekken met collega's op Twitter, Facebook of Hyves zich altijd in het publieke domein bevinden en dat ze zich daarmee een rol aanmeten van die van bedrijfswoordvoerder. Dat brengt verantwoordelijkheden met zich mee.

2. Stel een sociale mediarichtlijn - een handleiding over wat werknemers niet mogen zeggen over het bedrijf - op: Verbijzonder deze naar categorie werknemers en afdelingen. Het risiconiveau verschilt per afdeling en varieert ook per functie. Ontwikkel ‘strenge' gedragsnormen voor bijvoorbeeld de afdeling productontwikkeling en juridische zaken en een lichter regime voor de klantenservice en public relations. Denk aan kwesties als: mogen mijn medewerkers op de weblog van de grootste concurrent actief zijn? Mag een tester tijdens de lancering van een product met zijn collega's chatten over diebug die maar blijft terugkomen? etc?

3. Leg zaken vast in het arbeidscontract: het gebeurt nog nauwelijks, maar het ligt voor de hand. Dat de iPad geheim is gebleven tot aan de persconferentie van Apple komt niet doordat al die zwoegende Chinese programmeurs hun mond van nature potdicht weten te houden. Dat lukt een groot bedrijf alleen door het maken van keiharde afspraken. Neem beperkingen daarom op in de geheimhouding- en concurrentieclausules en verbind consequenties aan het niet naleven. Denk aan een penaltysysteem waarbij na enkele waarschuwingen iemand de deur kan worden gewezen.

4. Van bellboy tot ceo: het is een misverstand om te denken dat ‘loslippigheid' op het internet zich beperkt tot werknemers laag in de organisatie. Het nieuws van een ophanden zijnde fusie van twee Amerikaanse bedrijven kwam ooit ongewenst naar buiten omdat een oplettende journalist een nachtelijke chatsessie tussen de topjuristen van beide bedrijven opmerkte.

5. Workshops doen wonderen: ga de discussie aan in de praktijk en maak een analyse met je medewerkers waarin je een praktijkcasus centraal stelt. Bespreek mogelijke scenario's met bijpassende escalatieprocessen. Zo'n sessie kan medewerkers bewust maken van de volgende vragen. Moet ik eigenlijk wel reageren op vragen die beter door de specialist in het bedrijf kunnen worden afgehandeld? Ben ik wel eigenlijk wel gemachtigd om bepaalde reacties te plaatsen? Kan ik niet beter de (interne) specialist op deze online conversatie wijzen? Moet mijn bedrijf wel willen ingaan op deze discussie, omdat er eigenlijk niets valt te winnen? Denk bij deze laatste vraag aan reacties van militante tegenstanders, zoals dierenactivisten met onverenigbare standpunten ten aanzien van nertsfokkerijen.

Met dank aan: Antal de Waij, managing partner bij Engagement Media